Zur Organisation und Durchführung der täglichen administrativen Abläufe suchen wir ab Mai 2021 eine Elternzeit-Vertretung für zunächst ca. 1,5 Jahre (ca. 30 Stunden / Woche).

Ihre Aufgaben:

  • Erste/r Ansprechpartner/in für Kollegen, Expats und Externe
  • Überblick und Verwaltung von Verträgen (Telefon/Internet, Versicherungen, Büro, usw.)
  • Fuhrpark-Betreuung (Kommunikation mit Autohaus, Termin-Koordination, usw.)
  • Unterstützende Kommunikation mit externen IT-Dienstleistern
  • Erstellung von Reisekostenabrechnung mittels HR Works (internes Training)
  • Unterstützung der japanischen Expats vor Ort (Wohnungssuche, Visumsanträge, usw.)
  • Unterstützung der Buchhaltung bei Bedarf (z.B. bei Abschlüssen)
  • Unterstützung bei Buchung von Hotels und Flügen
  • Unterstützung im Marketing-Bereich bei Bedarf
  • Bearbeitung von Posteingang und -ausgang
  • Bestellung von Büromaterial
  • Ablage & Archivierung; Hilfe bei der Digitalisierung von Papierunterlagen und Prozessen

Ihr Profil:

  • Universitätsabschluss, z.B. in Japanologie o.ä.
  • Berufserfahrung im administrativen Umfeld
  • Organisationstalent und Multi-Tasking
  • Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
  • Proaktive und eigenständige Arbeitsweise
  • Starke Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität und Teamfähigkeit
  • Sicherer Umgang mit MS Office-Paket (Excel, Powerpoint, Outlook)
  • Sehr gute Englisch-Kenntnisse und verhandlungssichere Deutsch-Kenntnisse
  • Kenntnisse in Buchhaltungs- und Steuerwesen von Vorteil
  • Erfahrung mit digitalen Tools von Vorteil (GSuite/Google Workspace, Trello)
  • Wissen zu Datenschutz / DSGVO von Vorteil
  • Interkulturelle Kompetenz
  • Bezug zu Japan wünschenswert
  • PKW-Führerschein von Vorteil

Das bieten wir:

  • Ein familiäres und dynamisches Team
  • Ein internationales Arbeitsumfeld
  • Angemessenes Gehalt
  • Modernes Büro und Arbeitsplätze
  • Gute Work-Life Balance (Flexible Arbeitszeiten, Home Office n.V.)
  • Regelmäßige Company Events mit den KollegInnen (hoffentlich sobald Corona es wieder zulässt)
  • Kaffee- und Wasserflatrate im Büro
  • Kostenfreie Parkplätze / RMV-Monatsticket bzw. Fahrtkostenzuschuss, sehr gute Anbindung

Es erwartet Sie ein internationales, familiäres Team in dem wir uns gegenseitig unter die Arme greifen, wenn nötig. Es ist sich z.B. niemand zu schade mal eben ein Paket nach Japan zu verschicken oder ein Restaurant für den gemeinsamen Abend unter Kollegen zu reservieren. Diese Flexibilität und Offenheit wünschen wir uns auch von einem neuen Team-Mitglied. Im Bereich Administration arbeiten Sie eng mit 2 weiteren KollegInnen zusammen; die interne Arbeitssprache bei uns ist Englisch.

Die Einarbeitung findet je nach Corona-Situation im Mai teils im Home Office, teils vor Ort statt.

Wir freuen uns auf Ihre Unterstützung und interessante Bewerbung – bitte mit CV auf Englisch – und kurzem Anschreiben sowie Gehaltsvorstellung per Email an Frau Laura Timme.