Office Coordinator (m/w/d)

Für das Büromanagement suchen wir ab spätestens 1.2.2023 ein Allround-Talent für unser Büro in Eschborn für ca. 30 Std./Woche.

Sie behalten nicht nur das gesamte Office im Blick, sondern haben auch ein offenes Ohr für Belange der KollegInnen und ein Gespür für Optimierunschancen in administrativen und kommunikativen Abläufen. In dieser vielfältigen Position in internationaler Umgebung haben Sie viele Gestaltungsmöglichkeiten und können sich aktiv in der Firma einbringen.

Ihre Aufgaben:

  • Täglich anfallende Aufgaben der Büroverwaltung
  • Schnittstelle für Kollegen, Expats und externe Dienstleister
  • Fuhrpark-Management
  • Kommunikation mit externen IT-Dienstleistern
  • Verwaltung von Verträgen
  • Unterstützung der japanischen Expats
  • Erstellung von Reisekostenabrechnung (mittels HR Works)
  • Unterstützung der Buchhaltung bei Bedarf
  • Bearbeitung von Posteingang und -ausgang
  • Bestellung von Büromaterial
  • Enge Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer
  • Evtl. Projektarbeit mit anderen europäischen Niederlassungen und der japanischen Mutterfirma

Ihr Profil:

  • Universitätsabschluss (z.B. in Japanologie) oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. für Büromanagement)
  • mind. 1 Jahr Berufserfahrung im administrativen Umfeld
  • HR-Kenntnisse wünschenswert
  • Erfahrung mit Relocation von Vorteil
  • Organisationstalent und Multi-Tasking
  • Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
  • Proaktive und eigenständige Arbeitsweise
  • Starke Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität und Teamfähigkeit
  • IT-affin bzw. Erfahrung mit digitalen Tools von Vorteil (Google Workspace, Trello)
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Office 365: Excel, Powerpoint, Outlook)
  • Sehr gute Englisch-Kenntnisse und verhandlungssichere Deutsch-Kenntnisse
  • Interkulturelle Kompetenz
  • Interesse an Japan wünschenswert
  • PKW-Führerschein

Das bieten wir:

  • Ein familiäres und dynamisches Team
  • Ein internationales Arbeitsumfeld
  • Angemessenes Gehalt
  • Gruppenunfallversicherung
  • Gute Work-Life Balance (Flexible Arbeitszeiten, Home Office n.V.)
  • Modernes Büro und Arbeitsplätze
  • Regelmäßige Company Events
  • Kaffee- und Wasserflatrate im Büro
  • Kostenfreie Parkplätze / RMV-Monatsticket bzw. Fahrtkostenzuschuss
  • Gute Anbindung an ÖPNV und Autobahn

Im Bereich Administration arbeiten Sie eng mit 2 weiteren KollegInnen und dem Geschäftsführer zusammen. Die interne Arbeitssprache ist hauptsächlich Englisch.
Es erwartet Sie ein familiäres Team und vielfältige Aufgaben in einem internationalen Umfeld.

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit frühestmöglichem Eintrittstermin + Gehaltsvorstellung an Fr. Laura Timme, laura.timme@djkeurope.com mit englischem Lebenslauf und kurzem Anschreiben (auf Deutsch max. 1 Seite).